Çox zaman İT şirkətlərində layihəni bir neçə nəfər icra edir. İT-də proqram tərtibatçıları və test edələr birlikdə işləyir, kopirayterlər, dizaynerlər, SMM mütəxəssisləri və marketoloqlar isə internet mətnləri üzərində işləyir. Layihə üzərində 5-50 mütəxəssis işləyə bilər.
Şirkət kiçik olduqda, bütün işləri adətən onun rəhbəri idarə edir: prioritetləri müəyyən edir, əməkdaşlarla danışır və işi qəbul edir. Vaxt məhdud və ya şirkət böyük olduqda şirkətdə layihə meneceri fəaliyyət göstərir.
Məqalədə siz layihə menecerinin vəzifələri və bacarmalı olduqları ilə tanış olacaqsınız.
Layihə meneceri nə işlə məşğul olur
Mütəxəssislər qrupuna rəhbərlik edən, iş bölgüsünü aparan və nəticəni qəbul edən bir insan təsəvvür edin. Bundan sonra o, müştəri ilə əlaqə qurur, layihəni ona təqdim edir, hər bir mütəxəssisin işinə görə cavabdehlik daşıyır. Layihə meneceri işi məhz budur.
Layihə menecerinin əsas vəzifəsi hər kəsi razı qalmasını təmin etməkdir: müştərini, komandasını və şirkətini. O, məqsədlərə necə çatacağını, bunun üçün nə edəcəyini və layihənin icrasına hansı mütəxəssisi cəlb edəcəyini bilir.
Layihə meneceri aşağıdakılar üçün əlindən gələni edir:
- müştəri layihə haqqında maksimum məlumat versin və onunla iş planını razılaşdırsın;
- mütəxəssis texniki tapşırıq vaxtlı-vaxtında icra etsin;
- şirkət yaxşı müştəri rəyi, yeni layihələr, qazanc əldə etsin;
- təqsirkarlar vəziyyəti vaxtında düzəltsinlər. Və ya onları başqa mütəxəssislər əvəz etsin.
Layihə meneceri mütəxəssisləri harada axtarmalı olduğunu bilmirsə və ya layihənin icra edilməsi üçün hansı bacarıqların lazım olduğunu bilmirsə, o, öz təcrübəli həmkarından və ya rəhbərlikdən məsləhət istəyir.
Layihə menecerinin vəzifəsini bir neçə hissəyə bölmək olar.
Müştərilərlə sövdələşmə
Layihə üzərində işə başlamazdan əvvəl görüşlər. Yaxşı layihə meneceri birinci mərhələdə çoxlu sual verir. Bəzən darıxdırıcı, bəzən mövzudan kənar – lakin bütün bunlar məsələni daha yaxşı anlamağa və doğru həll yolları təklif etməyə kömək edir.
Marketinqlə bağlı bir layihənin əvvəlində verilən ümumi suallar:
- Müştərinin məhsulu ilə kimlər maraqlanır? Bu məhsul kimlərə fayda verir?
- Məhsulun unikal xüsusiyyəti və ya onunla əldə edənlər üçün hər hansı unikal bir təklif varmı? Əgər yoxdursa, məhsul rəqib məhsullarla necə rəqabət aparır?
- Müştəri əvvəllər məsələni hansı yollarla həll edirdi? Alınırdımı?
- Müştərinin layihə ilə bağlı hər hansı standartları varmı? Mətnlərin tərtib edilməsi və ya layihənin koordinasiyası formatı ilə bağlı – layihənin təqdimatını keçirmək və ya onu investorlara göstərmək lazımdırmı?
- Layihə ilə bağlı digər tələblər hansılardır?
- Layihə üçün ayrılmış büdcə nə qədərdir?
- Digər suallar.
Təcrübəsiz layihə meneceri az sual verir. O, çox zaman müştərini ilk 20-30 dəqiqə ərzində dinləyir və bir həll təklif edir. Bunun faydası az olur, çünki çox zaman onun təqdim etdiyi həll üsulu müştərinin büdcəsi və istəyi ilə üst-üstə düşmür.
Cavablar. Müştərilər fərqli olur: bəziləri kor-koranə pul yatırmağa hazır olur, bəziləri isə menecer və komandanın peşakarlığından əmin olmaq üçün yüzlərlə sual verir.
Yaxşı layihə meneceri yalnız dinləməyi deyil, həm də düzgün danışmağı bacarır. O, bənzər layihələrdə iş təcrübəsi və ya müştərinin marağında olan mövzular haqqında söhbət apara bilər. Bir sözlə, layihə meneceri müştəri ilə dil tapmalıdır.
Təcrübəsiz layihə meneceri suallara nə üçün cavab verməli olduğunu anlamır. O, öz vəzifəsini yalnız bir konveyer kimi işləməkdə görür: tapşırığı aldın, komandanı yığdın, nəticəni gətirdin.
Müştəri belə menecerlə işləyirsə və layihəyə sərmayə qoyursa, o zaman nəticə gözlənilməz olur: təcrübə yoxdur, iş nümunələri yoxdur. Belə menecer müştəri ilə ünsiyyətdə çox az olur, nəticə isə çox zaman xoşagəlməz olur.
Həll üsullarının təklif edilməsi. Layihə meneceri həll yolları təklif etməyə borcludur – bu, müştərilərin ona müraciət etməsinin əsas səbəblərindən biridir. Bir misala baxaq: müştəri saytdakı alveri 10 dəfə artırmaq istəyir. Layihənin büdcəsi isə məhduddur.
Yaxşı menecer bir neçə həll yolu təklif edir:
- Telegramda test reklamı işə salaq.
- Daha çox pulsuz trafik mənbəyi tapaq və s.
Təcrübəsiz layihə meneceri trafik əldə etməyin yalnız bir yolunu öyrənib və hər kəsə onu təklif edir. Uğursuz olsa belə.
- Bloggerlərdən reklam almağı təklif edirəm.
- Nə üçün?
- Mən həmişə belə edirəm. Bəzən işə yarayır, bəzən yox.
- Necə sübut edə bilərsiniz?
-???
Bundan əlavə, layihə meneceri işin razılaşdırma vaxtlarını və mərhələlərini də müəyyənləşdirir. Bu mərhələdə müştərinin işə necə baxacağı haqqında qərar qəbul edilir: hissə-hissə və ya müəyyən bir nəticə əldə edildikdə.
Komandanın yığılması
Tutaq ki, layihə müştəri ilə razılaşdırılıb. İndisə bacarıqlı, təcrübəli və məsuliyyətli əməkdaşlardan ibarət bir komanda yığmaq lazımdır.
Komanda iki variantda yığıla bilər: şirkətdən və frilansdan. Şirkət belə layihələrlə hər zaman məşğul olursa, komanda şirkət əməkdaşlarından yığılır. Şirkət autsorsingdə işləyirsə, komanda frilansdan yığılır.
Şirkətdən. Adətən layihə meneceri hər bir mütəxəssisin bacarıq və təcrübəsinə yaxşı bələd olur. O, iş vaxtını və iş yükünü düzgün idarə edir: müştərinin bu gün Java proqramçısına ehtiyacı varsa, layihə meneceri həmin vaxt iş yükü daha az olan proqramçıya müraciət edir.
2-3 mütəxəssislə işləyərək digərlərini nəzərə almamaq pis variantdır: birincilər həddən artıq yükləndiyi halda ikincilər bekar olur.
Frilans. Komandanı sıfırdan yığmaq daha çətindir. İş təcrübəsi olan frilans işçilər tapmalı, münasibət qurmalı, qiymət və iş müddətini razılaşdırmalı olur. Bu daha uzundur: layihə meneceri bir layihədə işə götürəni əvəz edir və onun vəzifələrini də icra edir.
Layihə meneceri layihəyə tanış frilans işçilərdən ibarət işçi qrupunu cəlb etdikdə daha asan olur. O, həmin frilans işçilərin təcrübə səviyyəsindən, qiymətindən, təxmini iş müddətindən əvvəlcədən xəbərdar olur, onların portfoliosunu görmüş olur, nəticənin necə olacağını əvvəlcədən təxmin edir.
Texniki tapşırıqların tərtibi
Texniki tapşırıq hər bir mütəxəssisə verilən sənəddir. Bu sənəddə layihə meneceri əməkdaşın nəyi və nə vaxt edəcəyini, hansı tələbləri və xırdalıqları nəzərə almalı olduğunu göstərir.
Bundan əlavə, texniki tapşırıq müştəri qarşısında bir hesabat formasıdır. Menecer hər bir sənədi müştəriyə komandanın işləməsi haqqında bir sübut kimi də göstərə bilər. OP zaman müştəri pulu haraya yatırdığını anlayar.
Texniki tapşırıq olmadan işləmək çətindir: şirkətin əməkdaşları kim öz vəzifəsini bilmir, müştəri isə pulun nəyə xərcləndiyini anlamır. Nəticə əldə edilməyənədək menecerin işin getməsini sübut etməsi çətindir.
Komanda daxilində gedən proseslərə nəzarət
Yaxşı layihə meneceri həmkarlarının işini əlaqələndirməyi bacarır. O, strategiyadan tutmuş nəticələrin təqdimatınadək komanda ilə birlikdə olur.
Buna görə menecer hər bir mərhələnin xırdalıqlarını və çətinliklərini bilməlidir. O, layihə üzərində daha yaxşı işləmək üçün əlavə işlər görə bilər:
- Komanda daxilində müşavirə təşkil edir. Hər kəs öz vəzifəsini xatırlayır.
- Həmişə əlaqədə olur. İstənilən mütəxəssis nəyisə soruşa, nəyisə dəqiqləşdirə və bunun sayəsində işi daha yaxşı görə bilər.
-Hər hansı bir mütəxəssis öz tapşırığının bir hissəsini yerinə yetirə bilmirsə, onunla söhbət etməli, ona motivasiya verməli, aralıq nəticələrə baxmalı.
- Mütəxəssisin təcrübəsi yoxdursa, onu tez bir zamanda əvəz edir.
Təcrübəsiz menecer tapşırıq paylayır və nəticə gözləyir. Əməkdaşlar öz vəzifələrini müxtəlif cür anlayır: biri öz işini vaxtında görmür, digəri nəyəsə əsəbiləşib layihəni tərk edir, üçüncüsünün elektriki kəsilib. Müştəri əsəbiləşir, menecer isə yalnız daxili proseslər haqqında heç nə bilmədiyini söyləməklə kifayətlənir.
Belə bir iş prosesinin sonunda təqdim ediləcək heç nə yoxdursa, məsələ qəlizləşir. Bir çox hallarda menecer həmin müştərini itirir, menecer töhmət alır, şirkət isə işi vaxtlı vaxtında görməyən əməkdaşdan ayrılır.
===========================================================
YAXŞI MENECER RİSKİN MÖVCUDLUĞUNU UNUTMUR
İşə hər şey təsir edə bilər. Məsələn, əməkdaş xəstəlik məzuniyyətinə çıxıb və ya şirkətdə işi görəcək əməkdaş ümumiyyətlə yoxdur.
Risklərin təhlili yaxşı bir layihə menecerinin daha bir vəzifəsidir. Çətinlikləri əvvəlcədən təhlil etdikdə əməkdaşlar işin sabit gedəcəyinə və nəticə verəcəyinə əmin olur. Müştərinin də narahat olmağa heç bir səbəbi olmur.
Risk menecmenti ayrı bir məqalənin mövzusudur. Risklərin idarə edilməsi hər kəsə fayda verə bilər: vaxtlı-vaxtında əvəz edəcək şəxsi tapmaqda, anlaşılmazlığı aradan qaldırmaqda, layihə üçün daha çox vaxt istəməkdə. Risklərin idarəetməsi haqqında kitablar oxumağı məsləhət görürük. Məsələn, Norman Marksın «World-Class Risk Management» kitabını.
==========================================================
Layihə meneceri dəqiq müddətlərlə işləyən əməkdaşdır. O, layihəni vaxtında təhvil vermək üçün nəyin və nə vaxt lazım olacağını müəyyənləşdirir. Əməkdaşların işinin necə getdiyini izləyir.
Məsələn, əməkdaşdan işin natamam versiyasını ona göndərməsini və ya hal-hazırda layihənin hansı mərhələsində olduğunu söyləyməsini xahiş edə bilər (ekran görüntüləri və izahatları ilə birgə).
Nəticələrin müştərilərə təqdim edilməsi
Təqdimatdan əvvəl layihə meneceri son nəticəyə baxır, ona mütəxəssislərlə birgə düzəliş edir. Bunlar işi müştəriyə təqdim edərkən müştərinin də, menecerin də vaxtına qənaət edəcək kiçik səhvlərdir.
Layihə meneceri müştəri və komanda arasında düzəliş filtri rolunu oynayır. O, komandanın bu və ya digər qərarının nə üçün tətbiq etdiyini bilməlidir. Müştəri sual verərsə və ya düzəliş istəyərsə, menecerin əlində komandanın qərarının düzgünlüyünü sübut etmək üçün dəlilləri olmalıdır.
Təqdimatdan sonra düzəlişlərə ehtiyac olarsa, layihə meneceri onlar haqqında məlumatı komandaya ötürür. Layihənin nə olduğundan asılı olmayaraq (proqram, reklam kampaniyası və ya internet saytı), nəticə təsdiq olunanadək layihə müştəri ilə komanda arasında dövri hərəkət edir.
Təcrübəsiz menecer işi qəbul edir və təsdiq üçün müştəriyə verir. O, işin xırdalıqlarını bilmir və müştərinin hansı etirazına müdaxilə edəcəyini bilmir. Buna görə də layihə qayıdır və komanda tərəfindən yenidən işlənir: həm lazımi düzəlişlər, həm də lazım olmayanlar. İş daha uzun sürür və o, heç də həmişə keyfiyyətli alınmır, çünki düzəlişlərin məqsədi məlum deyil.
Layihə meneceri çoxlu sayda vəzifə daşıyan insandır. Ona bir neçə sahədə biliklər lazımdır. Onun risk idarəetməsi, marketinq və ünsiyyətlə bağlı hərtərəfli dərin bilikləri olmalıdır. Bu səbəbdən də layihə meneceri olmaq üçün tələsmədən kompleks təlim almaq lazımdır.
«Project Management» onlayn kursunda biz IT-də layihələrin idarə edilməsini öyrədirik: müştərilərlə necə ünsiyyət qurmalı, tapşırıqları necə düzgün paylamalı və məsul şəxsləri necə təyin etməli. Mövzulardan biri də risk menecmentidir.
Menecer təlimində praktika çox yer alır. Biz task-trekerdə tapşırıq verməyi, maket yoxlamağı, işi müştəriyə təqdim etməyi və məhsulu mükəmməlləşdirməyi öyrədirik.
